KW従業員が会社のお金を着服しているという噂を耳にしたら誰でもショックを受けてしまうでしょう。信頼して任せていたのに着服されたら悲しさと憤りを感じてしまいますよね。

 

しかし、悲しいことに多くの会社で従業員による横領や着服の事件は起こっています。着服などの不正行為はどこの会社でも起こりうることなので、経営者の方は万が一自分の会社で着服行為が行われている場合に取るべき対処法や法的措置について把握しておくべきなのです。

 

そこで今回は、従業員の着服が疑われている段階で取るべき行動や、損害賠償請求について知っておくべきポイント、着服などの不正行為を未然に防ぐために企業として取るべき対策について解説していきます。

 

 

従業員の着服が疑わしい場合にやるべきこと

従業員が着服しているかもしれないという噂を耳にしたら、すぐに疑われている本人に話を聞きたくなってしまうかもしれませんが、いきなり問い詰めるのはNGです。

 

疑っていることが本人にわかってしまうと着服の証拠を隠されたり会社を辞めて逃げられてしまったりする可能性があるからです。

 

従業員の着服疑惑があがったらまずは以下の手順で対応していきましょう。

 

 

事実関係の確認

まず行うべきは事実関係の確認です。被害額はいくらになっているのか、どのように着服していたのか、いつから行っていたのかなど、本当に会社のお金を着服しているのかどうかの事実も含めて確認していきます。

 

事実関係の確認は通報者がいればその人物に聞き込みを行いますし、調査の専門家である探偵に依頼して調べてもらうことも可能です。

 

この段階での調査は大々的に行ってしまうと本人に知られてしまう可能性があるので、内密かつ迅速に行っていくことが重要です。

 

 

証拠の確保

着服したことが事実なのであれば、それを確実に証明できるような証拠を集めていく段階になります。

 

損害賠償請求や刑事告訴などの法的措置を取る場合は、客観的な証拠が必要不可欠ですので、事前に集めておくようにしてください。特に刑事告訴する場合は警察が納得できる証拠能力の高いものが求められますので、自社内で証拠集めを行うよりもプロに依頼したほうが確実でしょう。

 

また、着服した従業員を解雇したり懲戒処分したりする場合にも証拠は必要になります。

 

 

損害賠償請求の検討

証拠を確保できたら従業員への損害賠償請求を検討していきましょう。「会社の大切なお金を着服したんだから刑事告訴で訴えたい！」という方針であっても刑事告訴よりも先に損害賠償請求を行うほうが良いです。

 

刑事告訴を先に行ってしまうと、特に大企業の場合、従業員による着服事件が起きたことがすぐにニュースなどで報道されてしまい、従業員の罪よりも会社の管理監督責任や管理体制が問われてしまう可能性があります。そうなってしまうと、それに対応するために時間と労力を割かなくてはいけなくなるので損害賠償請求をすることまでパワーが回らなくなってしまうのです。

 

 

事実関係の調査や着服の証拠集めはどのように行えばいいか

着服したかどうかの事実関係の調査や証拠を集める際、どのように行っていけばいいのかについてこの章で解説していきます。

 

 

自社内で行う場合

自社内の社員や経営陣で時間的な余裕があれば自社内で調査を行う場合もあると思います。その場合は、まずは帳簿のデータがいつの時期からずれているか、いくら着服した形跡があるか調べていきます。

 

防犯カメラを設置している場合は防犯カメラの映像も確認し、証拠と思われる瞬間があれば消えないようにしっかりと保存しておきましょう。

 

着服の事実を通告してくれた人物がいる場合、その人物からの聞き込みも重要になります。できるだけ具体的に聞き取りを行い、着服が行われるようになった時期をできるだけ正確に特定していきます。

 

ただし、通告した従業員を含めた関係者への聞き取り調査は慎重に行うことが重要です。無計画に聞き取り調査を行うと、着服した本人に調査していることがバレてしまい、証拠を隠されてしまう可能性があるからです。

 

そして、通告してくれた従業員であっても聞き取りしたすべての情報を鵜呑みにすることも危険です。他の従業員を陥れるために虚偽の通報を行っている可能性もありますし、勘違いや思い込みで通報しているかもしれません。

 

聞き取り調査を行う際は人選や調査の進め方は慎重に検討していきましょう。

 

 

専門家に依頼する場合

損害賠償請求や刑事告訴など法的措置を取ることを考えている場合はできれば自社内で行うよりも専門家に調査を依頼したほうが確実です。

 

会社のお金をネットバンキングで不正にアカウントを作って送金しているような場合、アカウントの分析や調査はかなり高度な技術が必要になります。また、パソコン上に着服のデータが残らないように削除しているケースでは、データの復元が必要になりますが、こちらも素人ではなかなか難しいでしょう。

 

裁判で認めてもらえるような客観的で確固たる証拠を集めたい場合は調査能力の高い探偵に依頼することがお勧めです。

 

その際は、できればネットトラブルやネット調査にも強い探偵を選ぶようにしましょう。ネットトラブルに強い探偵であればアカウント分析やパソコン上のデータ復元もスムーズに行ってくれる可能性が高いです。

 

 

着服した従業員への損害賠償請求で知っておいたほうがいいポイント

この章では、損害賠償請求についてより詳しく見ていきます。損害賠償請求をスムーズに進めるためにやっておいたほうが良いことや、注意点などをまとめていきます。

 

 

損害賠償金額は横領された額と同額になることが多い

損害賠償請求を行う場合、着服された被害金額に加えて「従業員に裏切られたショックに対して」の慰謝料を請求したいと考える場合もあるでしょう。

 

しかし、着服を行う従業員の多くは経済的に余裕がないことがほとんどのため、慰謝料まで請求しても支払うことができず手続きに無駄に時間と労力をかけて終わってしまう可能性が高いです。

 

そのため、被害金額のみを賠償金額として請求するようにするのがいいでしょう。また、従業員が反省していて賠償金を支払う意思を見せている場合は分割払いを検討してあげることも必要です。

 

 

損害賠償請求する前に証拠の確保と財産調査は必須

損害賠償請求を行ったからといって、従業員がすぐに着服を認めて支払う意思を見せるケースは稀でしょう。裁判に持ち込まれることが多いのが現状です。

 

そのため、裁判で認められるような客観的な着服を行った証拠や被害金額を証明できる証拠を揃えておくことが必要です。

 

また、損害賠償請求を行う前に本人の財産の調査も行ってください。差し押さえるべき不動産があるかどうかや、生命保険契約があるかどうかを確認します。差押える際は、銀行口座や生命保険会社名が重要となりますので、事前に調査してできる限り把握しておきましょう。

 

そして、万が一本人に支払い能力がなかった場合に備えて、従業員が入社した時に身元保証書を提出させているかどうかを確認しましょう。身元保証書を提出させていれば、仮に本人に支払い能力が無かった場合でも身元保証人に損害賠償請求をすることができ、会社としては被害金額を取り戻すことができます。

 

 

内容証明郵便を送付しておく

着服した従業員に損害賠償請求を行う場合は、請求したことを明確にしておくために内容証明郵便を送付しておくことも忘れずに行っておいてください。

 

そして、従業員と弁済についての話し合いを進めます。これは本人と直接行うのが難しそうであれば交渉力のある探偵や弁護士に間に入ってもらうのがいいかもしれません。

 

この段階で従業員に支払いの意思がなければ、身元保証人への請求や不正を行った従業員本人、身元保証人の財産の差押えも進めていくようにしてください。

 

 

損害賠償請求に応じなければ刑事告訴を検討する

着服した証拠を見せて交渉しても本人に被害金額を弁済する意思が見られない場合は刑事告訴を検討していきましょう。

 

刑事告訴して事件化しても企業には着服されたお金が戻ってくるわけではありませんが、刑事告訴することで、起訴されて実刑になることをおそれた加害者が、損害賠償に応じることも少なくありません。

 

従業員が会社のお金を着服した場合、「業務上横領罪」、「窃盗罪」のいずれかに問われることになります。経理部や経営陣として従業員がお金を管理する部署で働いていて、管理していたお金を着服した場合は「業務上横領罪」が成立するでしょう。

 

もし従業員がお金の管理とは関係ない部署で働いていて、管理部署の目を盗んでお金を着服した場合は「窃盗罪」に問うことになります。

 

 

参考記事：経理担当者による横領の手口と横領が発覚したときの正しい対処法

 

懲戒処分の準備も同時に進めていく

損害賠償請求や刑事告訴と同時に進めていかなければいけないのが着服した従業員への懲戒処分です。

 

多くの企業で就業規則で不正行為について規定していると思いますので懲戒処分としてなんらかの処分を命じることとなります。

 

ただし、初めて着服を行った場合でいきなり懲戒解雇にしてしまうと不当解雇として逆に企業が訴えられてしまうリスクもありますので、どの処分が適切なのか企業法務に強い弁護士と相談しながら慎重に進めていくようにしてください。

 

企業の利益の半分以上の金額を着服していたり、指導を何度もしても着服を繰り返していたりする場合は別ですが、基本的にいきなり解雇することは難しいということは頭に入れておいたほうがいいでしょう。

 

 

従業員による着服や横領などの不正行為を未然に防ぐためにやるべきこと

ひとたび自社の従業員による着服事件が起きてしまうと、損害賠償請求や刑事告訴の手続きに追われるだけでなく、従業員の管理能力が周りから疑われてしまったり社会的信用を失ってしまったり、他の従業員たちのモチベーションが下がってしまったりと様々なリスクを同時に招いてしまうことになります。

 

着服や横領に限ったことではありませんが、従業員が不正行為を行わないような環境作りや体制作りなど防止策は企業を守るために必須です。

 

では具体的にどのように不正行為を未然に防いでいけばいいのかこの章で詳しく見ていきましょう。

 

 

金銭管理や経理管理の体制の見直しと改善

企業で起こる着服事件の多くが、会社のお金の管理を1人の従業員に任せきりにしている場合に起こっています。従業員が少ない中小企業やベンチャー企業では難しいことかもしれませんが、一人の従業員に任せるのではなく複数の従業員で同時に管理させるような体制を作るようにしましょう。

 

また、少し手間が増えてしまいますが、金銭を出し入れしたり、送金したり、契約書を作成したりなどの業務については、承認制にしておくことをおすすめします。

 

そして、定期的に、不正行為が行われていないかどうか企業調査を実施することも有効です。企業調査については自社内で行ってもいいですが、専門の調査会社に依頼したほうがリソースの節約にもなりますし、より正確に調べてもらえるのでお勧めです。

 

 

身元保証書の作成

万が一着服が起きた時に備えて、身元保証書を作成し、従業員と身元保証人の署名捺印をもらっておくことも大切です。身元保証人に関しては署名捺印だけでなく勤務先も記載してもらってください。身元保証人の勤務先がわかっていれば、財産の差し押さえがスムーズになるからです。

 

身元保証人は誰でもいいというわけではなく、支払い能力がある人物を選ぶことが重要です。具体的には定職に就いていて65歳以下である人物を選ぶようにしましょう。

 

なお、入社時に身元保証書を作成し、作成する意図を説明しておけば横領や着服を防止することにつながります。

 

 

就業規則の見直し

着服した従業員に対して解雇したり懲戒処分をしたりする場合は就業規則に則って進めていくことになるため、着服によってどのような処分をすることができるのかを記載しておく必要があります。

 

そして、着服したらどのような処分になるのかを就業規則に明記するだけでなく、その内容をしっかりと従業員たちに説明して理解させておくことで不正防止につながります。なお、就業規則の懲戒規程に実効性を持たせるために、企業法務を専門としている弁護士にリーガルチェックを依頼するといいでしょう。

 

 

不正を通報できる環境作りや窓口の設置

着服などの不正行為に気が付いている従業員がいたとしても不正をしているのが上司や管理部だった場合、なかなか通報できない状況が生まれる場合もあります。

 

通報したら自分の立場が悪くなったり昇進できなくなったりすることを恐れて不正行為を見て見ぬふりするケースは珍しくありません。

 

このような通報できない状況を改善するために外部に専用の窓口を設置するのが効果的です。第三者である弁護士や調査事務所を通報の窓口にしておけば通報者のプライバシーがしっかりと守られることがわかるため、今以上に不正行為を通報しやすい環境になるはずです。

 

そして、自社内でお互いに管理し合える状況が生まれれば着服などの不正行為は発生しにくくなるでしょう。

 

 

まとめ

社内で従業員による着服事件が起きた場合、多くの経営者の方が動揺して本人にいきなり事情を聞いたり問い詰めたりしてしまいますが、まずは冷静になって落ち着くことが大切です。

 

そして、手順としては、着服の事実関係の確認や着服被害の証拠、被害金額の調査などを進めていくようにしてください。

 

自社内だけで解決しようとしても他の業務もありなかなかスムーズに進まないことも多いと思いますので、従業員に証拠を隠滅させられたり逃げられたりする前に、専門家に調査を依頼して証拠をおさえてもらうようにしてください。

 

着服事件を適切に解決し、被害金額を取り戻すためには冷静な初期対応が重要だということを頭に入れておいてくださいね。