会社の経営者としては社員のことを信じて仕事をしていきたいと思いますよね。
しかし、悲しいことですが、社員による社内不正はあらゆる会社の中で起きています。
もし社員による不正行為が行われている可能性が少しでもあるのであれば、すぐに対応していかなければなりません。
今回は、社内不正の主な手口や、社員の不正調査を行う方法について解説していきます。また、不正調査を行う際に注意すべき点についても見ていきます。
少しでも「社員の行動が怪しいな？」と感じたらすぐ適切な対応を取れるようぜひ参考にしてみてくださいね。
社内不正の主な手口
まずは、社内不正の主な手口から見ていきましょう。
経費の不正申請
交通費や接待での食事代など、正当な経費であれば問題ありませんが、経費を不正に申請する社員もいます。
中には、正当な経費に思われやすい交通費をカサ増しして申請したり、実際には行っていない場所への交通費を申請して小銭稼ぎをしようとしたりする社員もいます。
社内の機密情報を漏らす
社内の機密情報をパソコンやスマホ、USBに入れて持ち出したり、紙に印刷して流出させたりする不正行為もあります。
社内の機密情報や個人情報が入ったデータをオークションで売るような事件も過去に発生していますので、他人事ではないと思っておいたほうがいいでしょう。
そして、機密情報を漏らされてしまっては会社の経営に大きく影響するくらいのダメージがありますので、しっかりと対策して不正を予防していくことが大切になります。
勤務中に仕事をサボる
勤務中に仕事をせずにサボっているのも立派な不正行為です。
お給料をもらっているにも関わらず、勤務中に隠れてゲームをしていたり、隠れて昼寝をしていたりする社員も実際はかなり存在します。
特に、営業マンで外回りをしているときは、上司や同僚の目が届きにくいので、サボってしまう社員も出てきやすいでしょう。営業マンの指導や管理については対策を考えていくことが必要ですね。
社内でパワハラ、セクハラ、モラハラを行う
パワハラやセクハラ、モラハラも会社内で行う場合は立派な不正行為といえます。
一社員がパワハラやセクハラを行っただけでも、会社全体の信用問題にかかわってきますので、その事実を知ったらすぐに社員に対して罰則を与えるなどの対処をしていきましょう。
パワハラやセクハラを受けたらすぐに報告できるような仕組みづくりを行っておくといいですね。
社内情報の改ざん
機密情報を書き換えて社外に流出させたり、自分の都合のいいように勤務状況を偽りの内容で報告したりする社員もいます。
社内情報を改ざんされても気にしてチェックしなければなかなか気が付かないことも多いと思いますので、普段から定期的に社内情報が正しく管理されているかどうかチェックするようにしたほうがいいでしょう。
参考記事：社員が不正している？会社を守るための不正調査と不正調査すべき従業員
社内不正が起きやすい環境
社内不正はどんな会社であっても起こりえるものですが、特に社内不正が起きやすい会社というのがあります。 社内不正が起きやすい会社はどんな環境になっているのでしょう。
ご自身が経営している会社が以下の項目に当てはまるものがないか、チェックしてみてください。
ノルマのプレッシャーが大きい
仕事のノルマへのプレッシャーが大きくなりすぎている会社では社内不正が起きやすいです。
仕事に対するノルマを設定することは大切ではありますが、プレッシャーが大きくなりすぎていないか、社員の不満がたまっていないか気にかけることも大切です。
業績が悪化したら特定の人物に責任を負わせている
各部署に責任者はおいているかと思いますが、業績が悪化した場合に特定の人物だけが責任を取るような仕組みになっている場合も要注意です。
もちろん、責任を取るためのポストで、だからこそ給料も高く払っているかとは思いますが、一人だけに責任を押し付けるような形にはしないほうがいいですね。
また、責任の大きさに耐えられる人物かどうかの見極めも大切です。
意見を主張できない社内風土
会社に対して意見を持っていてもそれを主張できない社内風土だと社内不正は極めて起きやすい環境になってしまいます。
意見を言い合える社内風土が理想ですね。
いきなり、直接意見を言い合うのはハードルが高いかもしれませんので、最初は日報などでメールのツールを使って意見を言える仕組み作りをしていくこともアリだと思います。
経費の申請内容をきちんと確認していない
経費の申請内容をきちんと把握できていない環境だと不正申告は当然ながら起きやすくなります。
「どうせ、経費の詳細なんて見られてないでしょ」
と甘く見られて、経費を大幅にカサ増しして申請されるようになってしまいます。
性善説に基づいて社員を信用しているのかもしれませんが、経費の申請内容はしっかりと確認し、不正に申請されていないかどうかは必ずチェックする仕組みを作るべきですね。
１つの業務を１人の特定人物が行っている
1つの業務を1人の人物だけが担当していると、どうしてもその部分で起こった不正には気が付けなくなります。 特に、お金がかかわってくるような業務を一人だけに任せてしまうのは大変危険です。
一人でもできる仕事であったとしても社内不正を防ぐためには少なくとも2名以上で業務を分散させて担当させることが大切です。
社内資料の管理がずさん
社内での資料の管理がずさんな場合も、社内不正は起きやすいです。
不正を起こそうと思えばいつでも不正を起こせる環境にしていることはかなり危険ですので、資料や金品の管理は徹底して行うに越したことはありません。
もともと不正を起こそうと思っていなかった社員ですら、管理がずさんな会社なんだと判断すると、不正を起こす社員に変貌してしまうのです。
不正を犯した社員へ取るべき対応とは
社内不正を犯した社員に対してはどのような対応を取るべきかも考えておくべきです。
会社側としては、不正を犯した社員に対して何かしらの処分を取らなければなりません。法的責任として問えない場合は、会社が自社の基準で方針を決める必要があります。
減給処分
社内での処分として減給処分が考えられます。
いくら減給するのかは社内不正を行った不正の程度によって変えていけばいいのですが、あらかじめ就業規則に書いて決めておくとトラブルにならずに済みます。
解雇措置
社内で行う処分としては解雇措置が一番重い処分になります。
解雇措置を取る場合は、解雇された社員が不当な解雇だといって納得できていないまま行うのはかなり危険です。
処分に不満を持ったまま会社を辞めると、退職後に会社に嫌がらせをするリスクが高くなります。 不適切だとされないよう、明確な根拠や証拠を用意することが重要です。
民事上の損害賠償請求
必要によっては民事上の責任を追及する必要があります。
社員が行った不正行為によって会社に損失を与えた場合は、損害賠償請求を行うことができます。
もし不正を行った社員に対して損害賠償請求を行うことを検討している場合は、弁護士などの法律の専門家に相談するといいですね。
刑事上の責任追及
機密情報漏洩の不正行為の場合は、刑事上の責任を追及する場合もあります。
不正競争防止法や業務上横領罪で罪を追及することになりますが、刑事罰を成立させるためには証拠が必要不可欠です。
不正の証拠でかつ法的に有効なものを取りたい場合は、探偵事務所に相談してみるのが一番確実といえます。
社員の不正調査はどうやってやればいい？
社員の処分を決定する前に、まずは不正調査を行う必要があります。具体的にどのようにしていけばいいのでしょうか。
ヒアリングの実施
まずは社内でヒアリングを実施してみましょう。
【いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように】を基本にヒアリングを実施します。
ヒアリングは不正行為についての社内からの通報や外部からの通報があったらすぐに実施することが大切です。
探偵に社員の不正調査を依頼する
続いては、証拠を取ることが必要になりますが、通常の業務もある中本格的な調査をして不正の証拠を掴むのは現実的ではありません。
よほどの理由がなければ、社員の不正調査は探偵事務所に依頼するほうが確実で早いです。
まずは不正の状況を話しながら無料相談に行ってみるといいですね。
参考記事：企業調査・信用調査の費用はいくら？料金相場と費用を抑えるコツを徹底解説
探偵が行う不正調査とは
プロの調査団である探偵は不正調査をどのように行ってくれるのでしょうか。
ヒアリング調査
探偵もヒアリング調査を実施します。 不正を行った社員を知っている人物や関係先の会社などから徹底的に話を聞き出します。
ヒアリング自体は自社でも実施できますが、探偵は相手の言動を読み解きながら隠そうとしている事実を聞き出すスキルも身に着けていますので、聞き出せる情報も多くなるでしょう。
データ調査
データベースの照会や、各種メディア検索、各種SNSでの特定調査、全体的なインターネット検索を行い、不正を行った社員の情報を集めていきます。
行動調査
行動調査は尾行や張り込みにより実施されます。 不正を行った社員の行動を直接観察していくので、証拠を掴むチャンスも当然増えますが、相当なスキルが必要になります。
行動調査は自分でやろうとするとターゲットに尾行しているのがバレて証拠を隠されてしまいますので、警戒心を持たれてしまう前に探偵に相談するようにしてくださいね。
なお、当事務所ではこれらの調査方法に加えて【オンライン監視調査】という手法も導入しております。この方法であれば、張り込みを行うことなく、証拠を掴むことができますので効率的なうえに無駄な費用と時間をなくすことができます。オンライン監視調査は多くの企業様にもご好評いただいておりますので、ぜひ無料相談の際にお問い合わせください。
社員の不正調査を行うときの注意点
不正調査を行う際、いくつかの注意点があります。実際に不正調査を行う前に注意点を確認しておいてください。
社内だけで不正調査を進めない
不正行為を大ごとにしたくないがために社内だけで不正調査を進めようとされる方も少なくないのですが、お勧めできません。
知識と経験がないまま不正調査を進めてしまうと、
・調査方法がわからず手間取って時間が余計にかかる
・何が証拠として使えるのかわからず証拠になるものを取り損ねる
・証拠の保全をうまくできず、犯人に破棄されてしまう
などのリスクが高くなります。
通報した社員がいた場合は守る
社内の他の社員からの通報で不正行為が発覚した場合は、通報した社員のことを最後まで徹底して守らなければなりません。
その社員は勇気を出して会社のことを想って通報してくれているということを忘れてはいけません。
また、通報した社員を徹底的に守ることに成功すれば、「不正が起きたら通報しても大丈夫だ」とほかの社員に示すことができるので、今後社内不正が起きたときに通報しやすい環境を作ることができます。
証拠を掴む前は不正を犯した社員を問い詰めない
不正調査中に怪しい社員が浮かび上がってくると、どうしても本人に問い詰めたくなるかもしれませんが、証拠を掴む前は問い詰めるのは危険です。
警戒心を強めてしまい、証拠を掴むチャンスが無くなってしまいますし、本人が不正の証拠を持っている場合は破棄されてしまう恐れがあります。
証拠を掴む前は慎重に対応していきましょう。
再発防止策を考える
ひとりひとりの社員が意見を言いやすい環境作りをすること、不正対策用の監視ツールを導入すること、不正防止のために新しく社内ルールを決めていくことなど、再発防止を考えていくことも大切です。
環境が人を変えてしまうことをしっかりと認識し、社員をいい方向に変えていけるような社内環境を考えていくといいですね。
まとめ
社員の不正行為は許せるものではありませんよね。
経営者として、社員に不正行為をさせないことも社員を守ることだといえます。
そのためには、未然に不正行為を防ぐことを徹底的に考えていくことも必要でしょう。 不正についてのルールを作り、全社員に周知していくことも効果がありますし、通報の窓口や専用の部署を設けることもいいことです。
また、不正を万が一行ってしまったらどのような処分がされるのかを社員に周知することや、定期的に不正調査を行い未然に防止することも検討してみてください。
不正調査に詳しい探偵事務所であれば、不正が起きてしまってからの調査を実施することはもちろんですが、未然に不正行為を防ぐための対策についての指導も行ってくれるでしょう。