会社に怪文書が送られたら、あなたならどのように対応しますか？

・放置して無視する

・社内で公表して手掛かりを探す

・犯人の可能性がある人物を呼び出して聞き出す

怪文書に対しては会社の方針によっていろいろな対応をとる可能性がありますが、上記で挙げた対応はいずれもNGです。 怪文書を放置しても嫌がらせがエスカレートする可能性が高いですし、社内で公表すると社員の中で会社に対しての不安が大きくなってしまいます。

怪文書が送られてしまったら、会社として適切な対応をとっていかなければいけません。 今回は、怪文書が会社に送られた場合の適切な対応についてと、怪文書の犯人である可能性が高い人物について、そして、犯人が社内の人間だった場合に取るべき対処法をご紹介していきます。

怪文書とは・・・

怪文書とは、匿名で誰から送られたかわからない不審な文書のことを指します。

怪文書はただの愉快犯が暇つぶしで行っていることもありますが、中にはとても悪質なケースもあり、会社に恨みをもった人物が会社の業績悪化を狙って送っていることもあります。 そのため、会社に怪文書が送られた場合、それを放置してしまうのは極めて危険ですので、社内不正調査を専門としている調査機関に早めに相談することが重要です。

調査機関として思いつきやすいのが探偵ですが、探偵の中には浮気調査だけに特化している事務所も少なくありませんので、社内調査や不正調査に力を入れている探偵事務所を選ぶことがポイントになります。

怪文書が会社で出回るデメリット

怪文書が送られた当初は、怪文書によってどのような被害が出てくるか想像がつきにくいかもしれません。 怪文書が会社に送られることで想定されるデメリットやリスクを把握しておくことで、迅速な対応を取る原動力になるでしょう。

社員から会社への信用が失われる

怪文書が会社に送られるパターンには色々あります。郵送で社長あてに送られることもありますし、社内の一斉メールで送られることもあります。 いずれにしても、会社に怪文書が送られたことが社員に知られてしまうと、会社に対して不信感を持ってしまうのは避けられません。

また、怪文書に書かれた内容によっては、それがたとえ事実ではなくても、会社や社長に対して幻滅することも想定されます。それを防ぐためには早急に対処して、怪文書に書かれた内容が事実無根であることを証明していかなければいけません。

社内が殺伐としてしまう

怪文書について社員たちが知ってしまうと「怪文書を送ったのはこの人ではないか？」「この上司を信用していたけれどもしかして犯人なのでは？」とお互いがお互いを疑い合ってしまうようになります。

その結果、社内の空気は悪くなり、殺伐としてしまうでしょう。 そのような環境では居心地も悪くなるため、退職を検討し始める社員が出てきてもおかしくありません。

取引先からの信用も失う

社内で怪文書が知れ渡ってしまうと、取引先に怪文書のことを知られるのは時間の問題です。 怪文書が送られるような会社に対して信用を全面的に置くことは難しく、取引先からも信用を失ってしまう恐れもあります。

また、業界内で怪文書が送られたことが噂になると、新しい取引先を見つけるのも難しくなってしまうため、結果的に業績悪化や経営悪化につながります。

経営者や経営陣が精神的に参ってしまう

怪文書によるトラブルによって社内や取引先に気を遣いすぎて経営者たちが精神的に参ってしまうというリスクも考えておいたほうがいいでしょう。

特に、社長がターゲットにされた怪文書の内容だと、社長に対する社員たちの目も変わってきますので、自分の会社のはずなのにものすごく居心地が悪くなってしまい、うつ病のような症状を発症することもありえます。 経営者が参ってしまうと経営もうまくいかなくなりますので、怪文書の犯人の思う壺になってしまうのです。

怪文書が会社に届いても焦ってはNG！会社としての適切な対応

では、会社としてどのように対応していくのがベストなのでしょうか。 まずは焦らず冷静に対応し、これ以上怪文書によるトラブルが大きくならないよう慎重に対処していくようにしてください。

怪文書の保存

まず、怪文書の本体をすぐに保存しましょう。怪文書はその内容を見るたびに嫌な気持ちになりますので、できるだけ手元に置きたくない、処分したいと思うかもしれませんが、怪文書そのものが立派な証拠になるため、破棄や汚すことのないよう大切に保管しておきましょう。

後の調査で指紋鑑定を行うこともありえますので、ジップ付きのビニール袋などに入れて、余計な指紋などがつかないよう保管することも重要です。

また、社内の人間が犯人の場合、証拠隠滅のために怪文書を処分しようとされる恐れもありますので、金庫などに入れて絶対に触られないような場所に厳重に保管するようにしてください。 必要な場合にしか取り出さないようにするために、写真で残したりコピーしたりしておくと安心ですね。

探偵に調査を依頼する際や警察に見せる際に現物を見せることが要求されるとき以外は、コピーにしたものを見せればOKです。

むやみに怪文書のことを話さない

怪文書のことをむやみに誰かに話すことは避けるべきです。 もし、会社宛てに郵便で送られていて社員たちが知りえないような状況であればそのまま黙っておきながら調査を進めたほうがいいです。

信用して話した人物が犯人の可能性もありますし、むやみに社内で怪文書のことを話してしまうと余計な不安をあおるだけです。働く社員を不安な気持ちにさせたら業務に差し支える可能性が出てくるでしょう。

ただし、社内の一斉送信メールで怪文書が送られた場合など、社員の多くが怪文書について知っている状況であれば、解決に向けて企業としてきちんと対応していくことを明言することもひとつの方法です。 とにかく、社内の不安をできるだけ抑えるようにしてください。

外部犯か内部犯か目星をつける

怪文書の内容をよく読み込むと、多くの場合で、怪文書を送ったのが外部犯なのか内部犯なのか想定ができます。 犯人の目星を付けられていれば、探偵に専門的な調査を依頼した際にスムーズに犯人特定の証拠が掴めるでしょう。

労働条件への不満や、社外秘の情報が書かれている内容の場合は社内の人間が犯人の可能性が高いです。 ただ、怪文書によってはまったく犯人の想定ができないこともありますので、その場合は専門家にすぐに相談し、意見とアドバイスを求めるようにしてください。

関係者に聞き込みを行う

一部の社員しか知らない極秘の内容が怪文書に書かれているような場合は、関係者に聞き込みを行う方法があります。 極秘の内容で社外に知られたら大損をしてしまうような内容であれば、早急に関係者に聞き込みをして状況を把握しなければいけません。

ただし、怪文書の存在を社員たちが知っていないような状況であれば、怪文書のことを伏せることを優先し、専門家に調査を依頼したほうが得策です。また、聞き込みを行っても社員たちが正直に正しい情報を教えてくれるとも限りません。 やはり、専門の調査機関に依頼して不正調査を行ってもらうのがベストと言えます。

社内環境を第一に考えた対応を意識する

怪文書の内容から、「内部の人間が犯人の可能性が高い」とわかったとしても、決めつけるような行動は絶対に避けましょう。

また、社内で独自に犯人探しをするのも、様々なリスクを伴います。大々的に犯人探しを行うと、犯人ではない社員たちも「会社から疑われているんだ」という空気を察知してモチベーションが下がってしまうでしょう。 会社のために忠実に働いてきてくれた社員たちからの信用を失うことのないよう、慎重に対処していくことが求められます。

場合によっては専門家に調査を依頼する

怪文書の犯人探しを、社長や社長に任命された役員などが行っても闇雲な調査になってしまい効率も悪いですし、社内に知られてしまい信用を失う結果になることもしばしばです。

そのため、怪文書が会社に届いた場合は、不正調査の専門家に協力を求めることも視野に入れておきましょう。

たとえ犯人がだれかはっきりしていても、決定的な証拠がないまま決めつけたり解雇したりしてしまうと、名誉毀損で訴えられる可能性もありますし、不当解雇で会社が不利になることも考えられます。 犯人特定のための調査やその後の対応も含めて専門家に調査を依頼するのがお勧めです。

会社に怪文書を送る犯人の多くは・・・

怪文書を送る犯人の目的は会社を追い詰め、困らせることです。 どのような人物が会社を追い詰めようとしているのでしょうか。

怪文書を会社に送る犯人の多くは社内の人間

会社の社員たちは家族同然で大切にしているため、社員たちを疑いたくない気持ちもわかりますが、現実問題として、怪文書を送る犯人の多くは勤務している社員であるケースがほとんどです。

「会社の方針に納得がいかない。」

「上司のことが嫌い。」

「上司からパワハラを受けている。」

「給料や昇進について不満がある」

などの理由から怪文書を送っている可能性が高いのです。 不満な気持ちを抱えながら毎日会社に来て仕事をしているうちに、ストレスが溜まってきてそれを匿名の怪文書で発散しようとしているのでしょう。

このような場合、社員の不満な気持ちに気が付けない会社の体制や制度にも問題がありますが、だからといって怪文書の嫌がらせが正当化されることはありません。 犯人を確実に特定し、適切な処置をすることが企業として求められるのです。

会社だけでなく取引先にばらまかれるケースも

会社内だけでなく、取引先に怪文書がばらまかれることもあります。

このケースはかなり悪質で、会社が被る被害もより大きなものとなります。 会社の信用を落とし、取引を解消させたり、倒産に追い込んだりするのが目的になっているため、早急に犯人を探し出して嫌がらせを解決しなければ、本当に犯人の思い通りになってしまうリスクが高くなるのです。

社外秘の機密情報を持っている社員や役職についているような社員が犯人の場合は、会社にとって致命的になるような情報をばらまかれることもあります。早急に専門家に相談しましょう。

怪文書を送った犯人が会社の内部の人間だった場合の対処法

怪文書を送ったのが会社の社員であることが判明したら、どのように対処していけばいいのでしょうか。 「怪文書の嫌がらせをしてくるような社員はいらない！辞めさせてやる！」と考える経営者の方も多いかと思いますが、むやみに解雇してしまうと不当解雇として訴えられる可能性が出てきます。

不当解雇として裁判で判断されてしまうと、嫌がらせを受けた被害者なのに加害者として認定されてしまいますので、慎重に対処を検討していくことが必要です。

犯人である客観的な証拠を押さえる

怪文書を送った社員と話し合いを行うことになりますが、その前に犯人であるという客観的で決定的な証拠を集めておきましょう。 証拠がなければ言い逃れされてしまうことになるでしょう。

怪文書を送ったことについてヒアリングを行う

犯人である証拠がつかめたら、実際にその社員と面談を行ってください。そして、まずはなぜこのような怪文書を送ったのか、理由をヒアリングしてみましょう。

怪文書を送ったという手段自体は許せないことですが、会社側にも問題があるケースも少なくありません。 会社のどういう点に不満を持っていたのか、会社はどのように改善していくべきなのかを話し合ってみてください。 頭ごなしに犯人扱いして押さえつけてしまうと、余計に怒りを買ってしまいますし、会社として改善する機会も失ってしまいます。

懲戒処分で何が適しているか検討する

懲戒処分とは、企業秩序を乱した社員に対して行う制裁のことを指します。 懲戒処分には「戒告」「始末書」「減給」「出勤停止」「降格」「諭旨解雇」「懲戒解雇」があり、違反の程度によって決められます。

戒告とは、簡単に言えば厳重注意のことで、最も軽い処分です。と言えるでしょう。

諭旨解雇とは、問題行動のあった社員に対して退職届の提出を勧めて、退職届を提出しない場合は懲戒解雇するという処分です。諭旨解雇に応じれば、退職金が一部もしくは全額もらえるというメリットが社員にはあります。

そして、最も重い処罰が懲戒解雇です。

怪文書の被害によって会社がどの程度の損害を受けたのかなどによって適切な懲戒処分を決定していくようにしてください。 どの処分が適しているのかについては、素人ではなかなか判断がつきにくいかと思いますので、企業法務を得意とする弁護士に相談するといいでしょう。

場合によっては損害賠償請求も検討する

怪文書が送られたことで、業績が著しく悪化したり、社員がかなりの数辞めてしまったり、大部分の取引が滞ってしまったりした場合は、損害賠償請求も検討するといいでしょう。

損害賠償請求には、裁判で認められる犯人である証拠や、被害の証拠が求められますので、かなりハードルは高くなりますが、被害の状況によっては損害賠償請求も検討すべきと言えます。 民事裁判になりますので、こちらについても弁護士を入れて手続きを進めていくほうが安心ですね。

まとめ｜怪文書が会社に送られた場合はすぐに探偵に調査の依頼を！

怪文書が送られた状況や書かれている内容によっては、社内の雰囲気も悪化しますし、経営状況に大きな影響を与えることも考えられます。勤務している社員が犯人だとわかったら、経営者としてはかなりの精神的ダメージを受けるでしょう。

しかし、怪文書トラブルを放置しても何も解決はしません。

専門の調査機関に調査を依頼し、犯人を特定することで適切な対処を取ることができるようになります。犯人が特定できたあとは、犯人に対しての処罰だけではなく、他の社員たちへの心理的なサポートも重要になってきます。 総合的にトラブルを解決していくためにも、ぜひ社内不正調査に力を入れている探偵にご相談ください。