問題社員への正しい指導法と改善されない場合の対処法と会社の守り方 - 企業調査で企業を守ります｡法人様からのトラブル解決依頼急増中!

あなたの会社には、モンスター社員と呼ばれるような問題社員はいませんか？

問題社員は程度の差こそあれ、どこの会社にも存在します。腫れ物に触るように問題行動を見て見ぬふりをして放っておく責任者の方がとても多いのですが、問題社員をそのまま放置してしまうと、周りの士気が下がりますし、有能な社員が離職してしまう恐れがあります。

さらに、影響力のある問題社員は、周りの社員までもをモンスター化させてしまうこともありますので、会社全体の社員の質が下がってしまい、取引先からの評判や入社希望者からの評判も下がってしまうでしょう。

そこで今回は問題社員に対しての正しい指導方法や、問題行動が改善されない場合の適切な対処法、そして、万が一問題社員から訴えられた場合を想定した会社を守るためにとっておくべき行動やとるべき証拠について詳しくお伝えしていきます。

まずは問題社員の問題行動の認識から

問題社員に対して適切な指導を行っていくうえで、まず会社側と当人が両方とも問題行動について認識することが大切です。

問題社員の問題行動とは

問題社員の問題行動と呼べるものには

・仕事をサボる

・遅刻や無断欠勤を平気で繰り返す

・セクハラやパワハラを行う

・暴力団と関係がある

・不倫を行っている

・部下や同僚をいじめる

・ミスを繰り返す、仕事を覚えないなど能力が低い

などが挙げられます。「このくらいなら目をつぶっておこう」と軽く考えてしまうと、他の有能な社員のモチベーションが下がってしまったり、他の社員までもそのような問題行動を起こすようになったりして、会社として大きな不利益を被る結果になる恐れがあります。問題社員への指導を行う以前に、会社側としてどのような行動を問題行動として認識すべきか責任者同士で話し合っておくことも重要と言えます。

問題社員に問題行動を自覚させる

問題社員へ指導を行ううえで、問題行動を自覚させ、治すべきことだということを理解させましょう。

問題社員は自分の行動や考えが間違っているとは一切思っていないので、そのような行動がなぜ問題なのか、どういう問題に発展する恐れがあるのか、問題行動を直さなければ会社としてはどのような処分をしなければいけなくなるか、などを根気強く説明してください。

問題社員のタイプとそれぞれの対応方法

問題社員といっても、いろいろなタイプの問題社員が存在します。ここでは、問題社員にはどのようなタイプがいて、それぞれどのように対応していけばいいのかから確認しましょう。

社内ルールやビジネスの常識を無視する

・外回り中にサボる

・無断欠勤や遅刻

・早退が多い

・不必要な残業をして残業代を稼ごうとする

・経費を不正に取得する

このような、社内のルールひいてはビジネス上の常識を無視した行動を取るタイプの問題社員が存在します。

対応として、「いつどこで何時間仕事をサボっていたのか」「何日に欠勤、遅刻、早退したのか」などの客観的な証拠やデータを集めて、本人に確認してください。そして、ルールを破ることは社会人としてあってはならないということを本人に認識させるように指導することが大切です。

人間関係で問題を起こす

・やたらとほかの社員と衝突して問題を起こす

・特定の社員に対していじめや嫌がらせをする

・協調性がなく周りの士気を下げる

・パワハラやモラハラを行う

などの人間関係において問題を起こしがちな問題社員もいます。こちらも、「どのような原因でほかの社員とトラブルになったのか」「いつ誰に対して嫌がらせをしたのか」などできるだけ客観的なデータや情報を集めて本人に確認してください。

人間関係の問題は当事者同士の話だけだと公平性がなくなってしまいますので、できるだけ多くの人から情報を集め、判断するといいでしょう。そのうえで、会社で働くならば協調性は必要であること、いじめは大きな問題であることを認識させ、態度を改めるように指導してください。

メンタルや体調に問題がある

・精神的な理由で欠勤や遅刻を繰り返す

・会社にいても集中力がなくミスが多い

・すぐに体調を崩し欠勤する

など、精神的・体調的に問題があり、業務に支障をきたしているケースもあります。

体調的な問題であれば本人も自覚していることが多いですが、精神的な問題だと本人ですら気が付いていないことがあります。まずは具体的な問題点を指摘した上で、医療機関の受診やカウンセリングの通院を勧めてみてください。そして、医師やカウンセラーの診断に従って対処するようにしましょう。

能力が低い

・同じミスを何度も繰り返す

・指示に従ってくれない

・やる気がない

・ほかの同僚に能力が著しく劣っている

など、いわゆるローパフォーマー社員と呼ばれるような問題社員のタイプもあります。このタイプの問題社員に対しては、まず指導や研修・面談をしっかりと行い、必要最小限のスキルを習得させるために会社側として尽力してください。

もし、会社としてやれることを行ったにもかかわらず能力が向上しない場合や仕事内容が合っていないと判断される場合には、別の部署やポジションに異動させることも検討するといいでしょう。

問題社員の指導方法

続いては、本題である問題社員の指導方法についてお伝えしていきます。

複数人で指導する

問題社員の指導は一人ではなく、2名以上で行うことがお勧めです。主に、「指導担当者」と「指導責任者」という立場の社員が指導を行ってください。

指導担当者は先輩社員に当たる人がつき、問題社員の行動や発言に気を配りながら気が付いたことがあれば都度指導を行います。指導責任者は定期的に面談を行い、問題社員の行動改善に責任を持てるようなポジションの人がつくといいでしょう。

業務日報を書かせる

問題社員に業務日報を書かせることも大切な指導です。その日の仕事内容、頑張ったことや意識してやったこと、注意や指導を受けた内容、注意指導に対して今後改善するための施策などを本人に書かせてください。業務日報は指導責任者が毎日確認し、コメントを入れてあげてください。

ちゃんと問題社員に「毎日見ているんだよ」ということをわからせてあげることが重要です。

指導担当者は指導記録を取る

指導担当者は問題社員に気を配り、都度指導する役割ですが、指導や注意をしたらその内容について記録をとり、指導記録として指導責任者に提出するようにしましょう。

ここを徹底することで、指導責任者と指導担当者が連携して足りていない部分を補い合い、トータルで問題社員の改善をサポートしてあげることができるようになります。

責任者は指導記録を毎日チェックする

指導責任者は担当者が作成してくれた指導記録を毎日チェックします。そして、担当者が記録した指導の内容と問題社員が業務日報に書いてある「注意を受けた内容」が一致しているかどうか、指導内容が抜けていないかなどをチェックします。

もし、一致していなかったり、抜けていたりするなどの問題がある場合は、業務日報にその旨コメントを入れ、本人にも確認することが大切です。

定期的に面談を行う

定期的に面談を行うのも効果的な指導方法です。 2週間に1回程度、少なくとも月に1回は面談を行ってください。

指導書を作成して交付する

責任者と担当者が上に記した内容をしっかりと行う、正しく指導にもかかわらず問題社員本人に改善がみられなかった場合は、指導書を作成して本人に渡すことが必要になってきます。

ただし、指導書を渡す前に本人に指導された内容が伝わっているのかどうか、確認するようにしてください。

問題社員を指導しても改善されないときの対処法

残念ですが、いくら一生懸命に指導しても、問題行動が改善されないケースもあります。そのような場合には以下のような対処をする必要があるでしょう。

・能力に見合った職に降格させる

・別の部署、別の職種に配置転換する

・退職勧告を行う

・懲戒解雇を行う

ただ、これらの対処法は、正しく指導を行ったという事が前提になります。もし正しく指導ができていなければ、万が一問題社員に訴えられたときに会社側が不利になってしまいます。

訴えられるリスクに備えて正しい指導と証拠が必要不可欠

問題社員を指導しても問題行動が改善されない場合には、懲戒処分、懲戒解雇を検討すべきですし、会社としてもいつまでも同じポジションに残していくわけにはいかないと思います。

しかし、会社としては正当な処分をしているつもりでも、そのような処分には大きなリスクが伴うことはしっかりと認識しておくべきでしょう。

懲戒解雇は不当解雇と訴えられる可能性あり

問題社員の問題行動が治らないと「この社員がいなくなってくれればどれだけいいか・・・」と考えてしまうことも増えてきますよね。もちろん、指導を行っても改善されない場合や問題行動があまりにもひどい場合、懲戒解雇は正当な処分であると言えます。

しかし懲戒解雇は不当解雇として訴えられる危険性が高く、もし不当解雇と判断されてしまうと、罰金が科されたり、訴えた社員から損害賠償請求されたりすることも考えられます。

正しい指導を行っていたことを示す証拠

懲戒処分や懲戒解雇を不当な処分だと訴えられた場合に備えて、会社を守る準備をしておくことが重要です。

会社を訴訟から守るためには、正しい指導を行っていたこと、実際に問題行動が行われていたことを証明する必要があります。特に懲戒解雇について裁判所で解雇を正当なものだと認めてもらうためには、業務日報に書かれた責任者からのコメントや指導記録、指導書、面談を行った際にとっておいたメモなどが必要です。

このような記録は会社が指導を正しく行ってきたことを示す重要な証拠になりますので、必ず保管しておいてください。

問題行動を起こしていた証拠は探偵に依頼

問題行動が行われていたことを示す証拠については、探偵に依頼するのがベストです。外回り中にサボっていた証拠や、暴力団と関係を持っている証拠、社内不倫やパワハラモラハラを行っていた証拠などは、素人ではなかなか証拠としてつかむことが難しいです。行動調査のプロである探偵に調査を依頼すれば、裁判でも認められる問題行動の証拠を掴んでもらうことができます。

ただし、どの探偵でも調査を依頼してもいいかというとそうではなく、探偵にも専門分野というものがあります。浮気調査だけを専門にしている探偵だと、社員の行動調査は専門外の可能性が高いですので、企業調査に力を入れているかどうかを事前にチェックするといいですね。

まとめ

問題行動を繰り返す問題社員に頭を抱えている経営者の方や責任者の方は多くいらっしゃると思います。できれば、問題社員に早く辞めてもらい、本来の業務に集中したいというのが本音でしょう。

問題社員に対しては正しい指導を行い、問題行動や問題の態度を改善してもらうことが一番の解決策ではありますが、そうそう簡単に改善できるものではないことも事実です。もし、懲戒解雇を視野に入れているのであれば、問題行動の証拠を数多く掴んでおくこと、そして、証拠は前もって早い段階から掴んでおくことが重要です。

当事務所では、これまでも問題社員とされる人物による経費の不正受給や勤務中にサボっている証拠、さらには横領の証拠を確保してきた実績があります。仮に懲戒解雇をしない決断をしたとしても、このような問題行動の証拠があるかないかで、経営者として心理的な余裕が出てきますので、証拠の確保はしておくことをお勧めします。

もし、社内の問題社員の対処に困っているようであれば、ぜひ無料相談にて現状をお聞かせいただければと思います。経営者の立場に立って、調査の方針や証拠の使い方などをアドバイスさせていただきます。