KW会社を経営している方や個人事業主として仕事をしている方であれば、請求書を送っているのに取引先が代金を支払ってくれないという経験は一度や二度はあるでしょう。

 

しかし、「長年付き合っている取引先だからいつかは支払ってくれるだろう」とのんびり構えてしまったり、「大口のお客様だから入金を催促して不快にさせたら取引を打ち切られてしまう」などと心配してしまったりして、未入金の回収をできずにいるかもしれません。

 

未入金の回収は対応が遅れれば遅れるほど全額回収が難しくなってしまうものです。未入金が発生しているなとわかったらできるだけ早く対策を行い、泣き寝入りするリスクを減らしていくことが大切です。

 

今回は、未入金が発生した時の対応や、回収の流れ、法的手段を使って未入金を回収する方法についてご紹介します。また、そもそも未入金のリスクを発生させないために事前にできる対策についても解説していきますので、取引先とのトラブルを懸念している方はぜひ参考にしてみてくださいね。

 

 

そもそも未入金トラブルを起こさないために気を付けるべきこと

こちら側が取引先に対して商品やサービスを提供しているのに、それに相当した代金を支払ってもらえなければ、会社にとってマイナスになりますし、それが積み重なっていけば倒産の危機を迎えることにもなってしまうでしょう。

 

しかし、取引先から代金を支払ってもらえないという未入金のトラブルは企業同士の取引でよくあるトラブルの一つで、決して他人事とは言えません。

 

では、そもそもこのような未入金トラブルを起こさないために気をつけられることはあるのでしょうか。

 

 

新規の取引先の場合

新規の取引先と取引を行う際には、前もって相手先の業務内容や経営状況、経営者の経歴などについて、できるだけ詳しく調査して把握しておくことが必要です。

 

新規の取引先についての調査は、企業調査を専門としている会社に依頼して調べてもらうと安心ですね。取引先の経営状況や業績についての調査は、一度やれば終わり、ではなく、定期的に調査を行い相手の状況に敏感になっておくことも大切です。

 

さらに新規の取引先の場合は、支払いの期日や支払い方法、金額を明確にして相手に伝えることも必要です。

 

 

既存の取引先の場合

長年取引をしている相手だと、ついつい多少の未入金があっても見逃してしまいがちですが、既存の取引先だからといって未入金を放っておくことは危険です。

 

万が一、社内の社員や別の取引先などから「●●会社の経営が危ない」などの噂を耳にした場合は、安易に取引を続けたり、新しく取引を増やしたりしないようにしましょう。経営状況が悪化したことを耳にした場合は、思い込みで決めつけずにしっかりと専門の会社に調査を依頼し噂の真偽を突き止めるようにすることも大切です。

 

さらに、これまでは期日通りに代金の支払いが行われていたのに、入金のタイミングが遅くなることが続くようになった場合は、取引先の経営が悪化しているサインの場合があります。入金が遅れてしまっているときにすぐに相手の会社と連絡が取れるように、問い合わせ先の電話や担当者や経営者のメールアドレス、会社用の携帯電話番号などを明確にしておくこともリスク回避につながります。

 

 

取引先の未入金が発生した場合に取るべき対処法

もし実際に未入金が発生した場合、まず何から対処していけばいいのでしょうか。

 

未入金トラブルはこちら側の事務的なミスで起こってしまうこともありますし、相手側のミスで起こる場合もありますので、はじめから相手が悪いと決めつけて対応することは危険です。まず、こちら側に落ち度がないか確認するのは基本的な対応として行っていきましょう。

 

ただ、未入金トラブルは対応が遅れれば遅れるほど回収できなくなるリスクが高まってしまうことは事実なので、未入金が発生したとわかったら迅速に次のような対応を取ることを心掛けてください。

 

 

請求書が送付できているか確認する

相手企業が未入金になっている場合、こちら側からの請求書が送付できていないというケースもありえます。基本的なミスですが、請求書送付の担当者が新人だったり慣れていなかったりする場合、起こりえることです。

 

そのため、まずは「請求書がきちんと相手に届いているか」を確認してください。請求書をメールで送付したつもりでも、メールアドレスが1文字違っていることもありますし、請求書の管理は経理部が行っているのに経営者のメールアドレスに送ってしまっている可能性もあります。

 

また、メール自体は届けられていても請求書が添付されていないミスも考えられます。取引先に未入金について連絡する際にも、メールを送った日時や件名がわかっていたほうがスムーズにやりとりできるため、請求書を送付したメールについて確認しておきましょう。

 

 

請求書の内容を確認する

請求書が送付できているかどうかのチェックと合わせて、請求書の内容の確認も行いましょう。こちら側のミスで振込期限が間違っている場合、取引先企業に落ち度はありません。

 

請求書内容にミスがないことを確認できたら、この段階で未払いが発生していることを上層部や営業部など社内で共有していきましょう。

 

 

先方の担当者に連絡する

自社が確実に請求書の送付を行っていて、請求書の内容にもミスがなく、自社に落ち度がないことを確認できたら、次は取引先の担当者に未入金があることを連絡しましょう。

 

「経営状況が悪化していて入金ができていない」「わざと入金していない」以外で未入金が発生しているのであれば、請求書を紛失していた、入金を失念していただけ、支払い期限を勘違いしていた、などの単純なミスであることがほとんどです。

 

そのような単純ミスで未入金が発生してしまっている場合は、担当者への連絡ですぐに解決できます。連絡をする際は、エビデンスが残るようにまずはメールで連絡し、その後返答がない場合に電話で重ねて連絡をすると良いでしょう。電話をした際に「先日メールでお送りさせていただいていた件なのですが・・・」と伝えれば、電話をしながら一緒に確認をしてもらえるのでスムーズです。

 

このときに注意すべきなのは、伝え方の配慮です。相手が悪いと決めつけたような確認の仕方では当然気分を害されてしまいますし、対応についての噂を流されてしまうリスクもあります。今後も取引が続くということを念頭に置いて、取引先と良好な関係を維持するために、以下のような言い回しの注意をしておくと良いでしょう。

 

OK

 

OK：行き違いになってしまっていたら申し訳ないのですが入金の確認がとれておりません

NGNG：入金がないです。　入金されていません。

 

OK

 

OK：：請求書はお手元に届きましたでしょうか？

NGNG：請求書は届いていますよね？　請求書を送っているのですが。

 

OKOK：

 

OK：お手数なのですが、改めてご確認いただけますでしょうか？

NGNG：入金が遅れている理由を教えてください。

 

 

相手が悪いと決めつけるような言い方や、責めるような言い回しは確実に相手に不快感を与えてしまいますので、絶対に避けましょう

 

 

商品の出荷やサービス提供をストップする

未入金が発生していることを取引先に伝えた結果、支払う意思はあるが経営状況の関係で支払うことができない場合や、そもそも支払う意思がない場合など、未入金があることを伝えた後も支払いの確認ができなければ、商品の出荷やサービスの提供をストップする必要があります。

 

未入金が支払われる可能性が見込めなければこれ以上商品やサービスを提供していても自社のリスクが大きくなる一方です。

 

商品やサービスの提供をストップする際は、取引先に「期日を過ぎてもお支払いいただいていない代金があるため、サービスの提供は停止させていただきます。」とメールと電話で伝え、毅然とした態度で臨むことが大切です。

 

 

契約書の内容を確認する

取引先から未入金分が入金されない可能性が高いとわかったら、その取引に関する契約書の内容を確認しましょう。取引先が捺印した書面があれば、それは取引先が代金額について了解したことを証明する大切な書類となります。これは法的な対応を行うことになった場合重要な証拠となりますので必ず確認し、大切に保管しておきます。

 

もし見積書と請求書しかない場合などは、取引先が代金について合意していたことを示す書類やメールの文面などの証拠を準備しておくことも重要です。

 

また、契約書の中に「期限の利益喪失条項」と「所有権移転時期」があるかもチェックしておきましょう。

 

「期限の利益喪失条項」とは、債務者が支払を滞った場合などにおいて、支払期限が来ていなくても債務の全額を直ちに支払う義務が生じるという内容のことです。例えば、７月末、８月末、９月末の３回分割払いで代金の支払をする契約をしていたとします。もし７月末に支払いが遅れた場合、「期限の利益喪失条項」が契約書に書かれていれば、７月末の支払いが遅れた時点で７月～９月までの全額の支払い分を請求できるという内容です。

 

「所有権移転時期」については、商品の所有権が変わる時期を決める条項のことです。所有権が、いつの時点で売主から買主に移るか明記しているもので商品を引き渡した時点なら「引渡し時」、買主が売主に代金を支払った時点なら「支払い時」のように、あらかじめ設定されています。この項目を確認し、代金の未払いが発生したときに売主が所有権を保持していれば、仮に買主（取引先）が破産したとしても商品を引き揚げることが可能となります。

 

 

相殺できる債権を探す

取引先と自社との間でお互いに商品の売買やサービスの提供を行っている場合は、未入金のある取引先に対して買掛金があれば、未入金分の売掛金を買掛金で相殺することが可能です。

 

こちら側の買掛金の金額が大きければ、未入金を全て相殺することができるかもしれませんし、仮に買掛金の金額が小さくても自社の損害を少しでも軽減することができます。

 

ただし、債権の相殺は取引先が破産手続きなどの法的整理に入ると相殺期間が限定されてしまい相殺が認められなくなる可能性が出てきてしまいますので、相殺できる債権が見つかったらできるだけ早く相殺する手続きを行っていきましょう。

 

なお、ここまでで解説してきた対応を行っても、取引先が未入金を支払ってくれなかったり、そもそも支払うつもりがないことが発覚したりした場合は、法的措置を含めて本格的に未入金分の回収を行っていくことになります。この段階で、企業法務に強い弁護士に相談しておくと安心ですね。

 

 

法的手段で未入金分を回収する流れ

上記で示した未入金回収のための対応を行っても取引先が応じないとなれば、法的手段で回収していくことになります。

 

 

内容証明郵便を送る

取引先に様々な働きかけをしても意思疎通がはかれず、未入金回収に至らなかった場合は内容証明郵便の送付が有効な場合があります。

 

内容証明書とは、「誰が」「いつ」「どのような」内容の文章の手紙を、「誰に」発信して、相手が「いつ」受けとったか、を郵便局長が証明してくれる手紙のことです。手紙とは言っても、厳格な形式や手続きを行って送付するものになるのでいかにも権威があるように受け取られ、受け取った相手側に心理的圧力をかけることができ、事実上の強制の効果があります。

 

取引先に対して内容証明を差し出した側の真剣さが伝わり、訴訟の場においても強い証拠価値を持っていますので、法的措置をこれから取っていくという前段階として有効に利用すると良いでしょう。

 

 

即決和解をする

内容証明郵便を送ることで取引先と支払い内容や金額、支払い方法について和解できたなら、簡易裁判所の「即決和解」という方法も良いでしょう。

 

これは、当事者同士の和解内容を裁判所が和解調書にするもので、強制執行力があります。これを行っておけば、万が一和解後に取引先が支払を行わなかった場合、財産を差押えることが可能になりますので、取引先「絶対に支払わないといけない」というプレッシャーをかけることができます。

 

 

民事調停を行う

当事者同士だけの話し合いで和解に至ればいいですが、そうならない場合も珍しくありません。当事者だけでは解決が難しそうな場合は、民事調停を利用しましょう。

 

民事調停とは、調停委員が第三者となって簡易裁判所で話し合いを行うことです。裁判のようにどちらかの勝ち負けを決めるのではなく、話し合いでお互いが合意できるよう解決へ導いてくれますので、裁判よりも円満な解決が期待できます。当事者同士だとなかなかまとまりにくい話でも、調停委員が入ることで、お互いに冷静になれますし、打開策などを提示してくれるので解決しやすくなります。

 

調停が成立すれば、調停調書が作成され、これにも強制執行力がありますので、取引先が支払いに応じなかったときに財産の差押えが可能になります。

 

 

支払督促を行う

支払督促とは、簡易裁判所に申し立てをして、先方に支払いを求める手続きのことです。裁判所からの督促に対して、取引先の異議の申立てがなければ、その督促は確定判決と同じ効力をもち、強制執行の手続きをすることができます。

 

法的措置として効力のあるのは訴訟ですが、訴訟をするとなると長期にわたってしまいますし、弁護士に依頼すれば弁護士費用もかかりますが、支払督促なら早ければ1か月半程度で終了します。そのため、訴訟に比べると自社側の負担も小さくすることができるのです。

 

 

そもそもの未入金リスクを発生させないためにすべきこととは

未入金が起きてしまった際の対応をマスターしておくことも大切ですが、もっと重要なのは未入金リスクを発生させないことです。

 

未入金リスクを発生させないためにすべきこととしては、与信管理を徹底していくことです。取引先に支払能力があるかどうかを定期的に確認する与信管理は、未入金リスクを減らす上でとても重要です。しっかりと取引先に対して調査を行い、リスクを少しでも減らすようにしましょう。

 

取引先に支払い能力がないにも関わらず、大きな契約をして商品やサービスを提供してしまうと、後々、多額の未入金として自社の経営を圧迫してしまう恐れがあります。

 

取引先の事業内容や経営状況、財務状況を精査する与信管理や取引先調査を適切に行っていくことで未入金の発生を防ぐ効果が期待できるのです。

 

 

まとめ

取引先の未入金は金額の大小に関わらず、自社にとってれっきとした利益なのですから、そのまま放っておくべきではありません。

 

さらに、会社の規模が小さかったり、立ち上げたばかりだったりすると、未入金分を回収できない場合の影響はかなり大きくなってしまうでしょう。未入金金額が増えれば増えるほど自社の資金繰りも苦しくなり、自分たちが追い込まれることになってしまいます。

 

自分の会社を守るためにも、未入金のリスクを把握し、万が一未入金が起こったときの対処法について理解しておくことが大切です。そして実際に代金の未払いが起きた場合はすぐに対応するようにしてください。未入金トラブルに対してきちんと対処できるかどうかが、企業が生き残っていくための必要不可欠なスキルとも言えるのです。