社内でまさか横領が発生するなんて考えたこともない方がほとんどではないでしょうか。
しかし、被害の大小はあるにせよ、社内で横領事件が発生することは決して珍しいことではありません。 横領が起きた際、社員に対してどのような処分を行えばいいのでしょうか。
適切な処分がどんな処分なのか判断が難しいですよね。 適切な処分を行っていない場合や手順を間違えてしまった場合など、最悪の場合逆に横領を犯した社員から訴えられてしまうリスクもあるのです。
今回は、横領を犯した社員に対して行うべき適切な処分や社員から訴えられないために処分を実施する際に注意しておきたい点を解説していきます。
社員の横領が発覚してからの流れ
社員の横領が発覚したらどのような流れで対応するべきなのでしょうか。 この対応を間違ってしまうと、社員に横領の事実を否定されたり、適切な処分をすることが難しくなったりしますので、こちらの流れはしっかりと把握しておきましょう。
横領の発覚
まずは、横領が起こった事実の有無と被害金額を確定させてください。
・本当に横領しているかどうか
・いくら横領したか
をはっきりさせておいてください。
たいていの場合は、帳簿の記録や防犯カメラなどを調べれば確認できるはずです。
横領事実の調査
続いて、横領の事実を決定づけるための本格的な調査を行います。 横領が実際に行われたことや被害金額を確定するためにスピーディに調査を行う必要があります。
初動の確認行為と違い、こちらの調査は本格的に証拠を取る必要があるので、自社で行うのは難しいでしょう。
横領事実の調査については企業調査に力を入れている探偵に依頼するのがベストです。
調査の内容としては
・周辺社員への聞き込み
・取引先への聞き込み
・提出された領収書などの裏取り
・帳簿の精査
・防犯カメラのチェック
・尾行や張り込み
などの行動調査 を行う必要があるでしょう。
なお、上記のような調査方法も可能ですが、当事務所では最新の技術を導入した【オンライン監視調査】という方法も取り入れています。オンライン監視調査は手軽に調査ができる上にしっかりと証拠も掴めますので、横領の疑惑がはっきりしていない、少し調べてはっきりさせたいだけ、という目的にも適しています。
オンライン監視調査について気になることやご不明な点等ありましたら、無料相談にてお問い合わせください。
自宅待機命令
横領事実の調査中、横領した疑いがある社員には自宅待機命令を出しておきます。
これは横領行為の再犯防止と共犯との口裏合わせを防止する目的で行います。
横領を犯した社員の事情聴取
横領の調査が完了したら、横領の疑いがある社員の事情聴取を行ってください。社員の横領事実を証明できる証拠や犯人であると特定できる証拠を確保した段階で行うことが重要です。
事情聴取の際は、会話の内容をすべて記録しておくことが必要ですので、社員に質問をする担当と議事録を取る担当と、最低でも2名用意し、念のため録音もしておくといいですね。
事情聴取の際には
・横領行為を認めるか
・謝罪や返金の意思があるか
・横領を始めた時期と金額について
・横領には共犯者がいるか
どうか などを確認していきます。
横領した社員に対してどんな責任追及ができる？
横領したことが事実だった場合、社員に対して処分を行う必要が出てきますが、どんな責任追及ができるでしょうか。 ここでは3つの観点から見ていきます。
損害賠償請求
民事上の責任追及方法として損害賠償請求をすることができます。 ただし、横領を行う社員は経済的に余裕がないことも多く、損害賠償請求を行っても支払いが難しいケースもおおいです。
その場合は、当該社員の身元保証人に対して損害賠償請求を行う方法を取ることができます。
懲戒解雇
社内での責任追及方法として、懲戒処分が考えられます。そして、横領行為は重大で悪質な違反行為のため、懲戒処分の中でももっとも重い懲戒解雇処分が妥当だとする企業がほとんどです。
注意点として、懲戒解雇は適切な手順で処分を行わないと社員から逆に訴えられるリスクもありますので慎重に行わなければいけません。
刑事告訴
横領に対しては刑事上の責任追及も行えます。 横領行為は、刑法に定められた業務上横領罪に該当しますので、10年以下の懲役刑となります。
刑事告訴を行う場合は、警察に告訴状を提出して刑事告訴を行います。
もちろん、この際は横領の事実を証明できる証拠やその社員が犯人である証拠が必要です。
懲戒解雇の処分を行う際の注意点
懲戒処分の中でももっとも重大な処分である懲戒解雇を行う場合は、特に慎重に行う必要があります。 懲戒解雇を法的手続きにおいて争う場合、かなり厳しいハードルを越える必要があるのです。
「合理的な理由がない」「証拠が認められない」「社会通念上認められない」と判断されると懲戒解雇が無効とされてしまうのです。
懲戒解雇が無効になってしまうと、横領した疑いのある社員が会社に復職する可能性もありますし、解雇期間の給料も支払わなければいけなくなります。さらに、社員の側から多額の解決金の支払いを求められることも考えられます。
横領に対しては懲戒解雇以外の懲戒処分も視野に入れる
たとえ横領という違反行為であっても懲戒解雇はハードルが高いので、懲戒解雇以外の処分も検討しておいたほうがいいでしょう。 横領に対しては軽すぎると思われる処分もありますが、候補として可能性のある処分をご紹介していきます。
戒告
戒告は口頭注意のことで懲戒処分の中では最も軽い処分です。 横領に対して戒告だけで終わらせることはほぼありえませんが、証拠がどうしてもつかめない場合などは処分として視野に入れるのもアリかもしれません。
減給
お給料を減らすという処分の方法もあります。減給できる金額は1日の平均賃金の半分で、月給の場合は1ヵ月の減給額が10％を上限としなければなりません。
出勤停止
出勤停止または停職処分とも言います。 停職中は働いていませんので、お給料も払う必要がありません。
降格
役職の階級を下げる処分です。 多くの会社で役職に応じてお給料が決まっているかと思いますので、降格は実質的な減給処分ともいえるでしょう。
退職勧告
懲戒解雇をすることはリスクが高すぎると感じる場合は、退職勧告の処分を行うといいでしょう。 退職となる理由を会社側が社員に伝えて自主退職を促します。
横領を行った社員は横領の事実がバレていると感じれば、それ以上の処分を受けることを恐れて自主退職する可能性が高いです。
懲戒処分は7つの原則に従って判断しよう
横領を行った社員に対しては懲戒処分の中でも最も重い懲戒解雇を行うのが適切だと考える経営者の方がほとんどだと思いますが、不当だと判断された場合は、逆に会社が攻撃を受けてしまうことになります。
懲戒解雇に限らず、懲戒処分を行う際は、以下の【7つの原則】に従って判断することが大切です。
罪刑法定主義の原則
懲戒処分を行うにあたっては、処分の対象となる行為、処分の種類・内容を明らかにしておく必要がある。
適正手続きの原則
懲戒処分の対象となる不正行為の事実関係の充分な調査をし、本人への弁明の機会を与え、適正な手続きを踏まなければならない。
平等取り扱いの原則
役職などに関係なくすべての従業員を平等に扱う必要がある。
合理性・相当性の原則
懲戒処分の対象となる行為が起きた背景や経緯、情状酌量の余地を考慮して、必要のない処分や、必要以上に重すぎる処分を行ってはいけない。
二重処分禁止の原則
同じ事案に対して２回以上処分を下してはいけない。
個人責任の原則
個人の行為に対して、連帯責任を負わせてはいけいない。
効力不遡及
不正に関してのルールが定められる前に行われた不正行為に対して、新たに設けたルールを適用してはいけない
横領した社員に対して処分を行う前に集めるべき横領の証拠
横領を行った社員に対して事情聴取を行い、処分を決定する前に絶対にやっておかなければならないことがあります。 それが横領の証拠の確保です。
横領した社員に言い逃れされないためにも、適切な処分を行うためにも、以下にまとめた横領の証拠はしっかりと確保しておきましょう。
横領した金額と犯行日時
当該社員がいつ、いくら横領したのかの証拠を押さえます。
横領に使われた書類
不正に出勤するために会社に提出した不正な資料があればその書類も確保します。 架空の発注書や架空の契約書、領収書がこれに当たります。
銀行からの伝票
当該社員が自ら銀行から出勤している場合には銀行の送金伝票を入手しておきます。
契約書や送金伝票の筆跡や印鑑
架空の契約書や発注書、領収書、銀行から出金している場合は送金伝票に書かれている筆跡や印鑑が当該社員のものかどうか確認しましょう。
印鑑の持ち出し
横領の方法が巧妙な場合は、自分の印鑑を使用していないことも多いです。 その場合は、印鑑を不正に持ち出したり偽造を行っていたりしないか確認し、証拠として確保しておきましょう。
犯行日の本人の行動確認
横領が行われた日が想定できているのであれば、日報や交通費請求履歴からその日の本人の行動も確認しましょう。 取引先への聞き込みを行うことも必要に応じて行うといいですね。
まとめ｜横領の証拠集めは探偵に依頼するのがベスト
横領行為は社内不正の中でも特に悪質性の高い違反行為です。 会社が納得できるような処分を行う必要があるでしょう。 そのためには、横領を行ったという証拠やその社員が犯人であるという証拠を集めることが必要不可欠です。
証拠集めについては調査のプロである探偵に依頼して確実な証拠を取ってもらうのが最も確実な方法と言えます。
企業調査に力を入れている当事務所であれば、経営者の方の立場になって迅速にかつ丁寧に調査を担当させていただきます。 ご不安な点はぜひ無料相談の際にご質問いただければと思います。
お問い合わせはお問い合わせフォームやフリーダイヤルからお受けしておりますのでお気軽にご相談ください。